De Uitdaging
De Forensic Collision Investigation Unit (FCIU) van de politie van Wiltshire onderzoekt jaarlijks zo'n 60 dodelijke verkeersongevallen. Wegafsluitingen kosten tot wel £ 1 miljoen per uur en deze riskante onderzoeken vereisen snelheid en precisie.
"De rapporten die we produceren, zijn tussen de 10 en 25,000 woorden lang en we schrijven ze waarschijnlijk binnen vijf seconden. We zijn gedetailleerder dan je ooit zou denken."
– Forensisch botsingsonderzoeker
Destijds vertrouwde het team op losse tools – pdf's, e-mailketens en spreadsheets. Er was geen centraal systeem voor het registreren van bewijs, het toewijzen van taken of het volgen van de voortgang van een zaak. Als iemand vrij was, was het moeilijk om verder te gaan waar hij was gebleven of te zien wat er veranderd was.
Het gebrek aan structuur maakte het moeilijk om te bepalen waar tijd verloren ging of welke nieuwe apparatuur nuttig kon zijn. Het team kon geen tijdlijnen analyseren of investeringen rechtvaardigen in tools die de bewijsvergaring konden versnellen en de afrondingstijd konden verkorten.
Om enige vorm van ISO-conformiteit te bereiken, moet je heel strikt zijn in hoe je een proces uitvoert. Het uitwisselen van pdf's was gewoon niet de oplossing.
– Forensisch botsingsonderzoeker
De oplossing
FCIU heeft samengewerkt met het interne ontwikkelingsteam van de Wiltshire Police om een op maat gemaakte onderzoeksworkflow te ontwikkelen in HaloITSM – van de eerste registratie van bewijsmateriaal tot de overdracht van taken, het volgen van activa en de uiteindelijke rapportage.
Elke zaak volgt nu een duidelijk, gestructureerd pad met volledig inzicht in wie erbij betrokken is, welke apparatuur er wordt gebruikt en hoe lang elke stap duurt. Onderzoeken die voorheen afhankelijk waren van statische documenten, zijn nu volledig traceerbaar en controleerbaar.
"Binnen vijf seconden kunnen we een rapport opstellen waarin staat welke activa bij welke taken zijn gebruikt, door welke mensen en wie ze heeft gebruikt. Vergeleken met elk ander forensisch team in het land is dit uniek.."
- Forensisch botsingsonderzoeker
Ook het wijzigingsbeheer is getransformeerd. In plaats van algemene meldingen of onsamenhangende goedkeuringsketens kan het team er nu voor zorgen dat alleen de relevante personen bij wijzigingen worden betrokken, waardoor updates worden gestroomlijnd zonder dat dit ten koste gaat van de controle.
Het team kan ook patronen in gevallen herkennen, precies aangeven waar vertragingen optreden, welke tools het verschil maken en waar toekomstige investeringen nodig zijn om verstoringen te beperken.
"We hebben hard gewerkt om elk proces net zo goed te maken als Halo. Als het team klaagt dat ze vijf seconden aan een klus hebben verloren, weet ik dat ik geslaagd ben."
-Forensisch botsingsonderzoeker
De resultaten
HaloITSM heeft de FCIU geholpen hun onderzoeksproces te moderniseren, van reactief en handmatig naar gestructureerd, transparant en op data gebaseerd:
- Vier uur tijdsbesparing per onderzoek door duidelijkere workflows en minder handmatige stappen
- Realtime audit trails het tonen van het gebruik van activa, de betrokkenheid van personeel en alle wijzigingen
- ISO-afgestemde processen, het verminderen van risico's en het ondersteunen van formele nalevingsvereisten
- Slimmer verandermanagement, met gerichte meldingen en volledige zichtbaarheid
- Verbeterde overdrachten wanneer personeel niet beschikbaar is, met een duidelijke tijdlijn van activiteiten
- Snellere rapportage, met casussamenvattingen, activagebruik en taakgeschiedenis die binnen enkele seconden beschikbaar zijn
- Betere beslissingen over kit-, personeels- en workflowverbeteringen op basis van echte casusgegevens
Nu het team volledig toezicht heeft op elk geval, kan het vertragingen analyseren, nieuwe apparatuur rechtvaardigen en actie ondernemen op basis van trends. Dat is iets waar de meeste FCIU's nog steeds moeite mee hebben zonder handmatige processen of externe ondersteuning.
"Halo geeft je die verantwoordelijkheid. Als er iets niet goed gaat, kunnen we het volgen, onderzoeken en correct oplossen. We moeten weten hoe dat er in harde cijfers uitziet, en alles kunnen volgen is echt belangrijk. Ik denk niet dat een andere FCIU in het land dat autonoom kan doen."
- Forensisch botsingsonderzoeker
Het systeem speelt nu een centrale rol in de manier waarop de Wiltshire Police forensisch onderzoek aanpakt. Het zorgt ervoor dat het team sneller kan werken, de controle behoudt en effectief kan reageren in de meest veeleisende situaties.