Over ons
Bezienswaardigheden is een wereldwijde ontwikkelingsorganisatie die zich inzet voor elimineren Vermijdbare blindheid en het bevorderen van gelijke kansen voor mensen met een beperking. Met activiteiten in meerdere regio's en een breed scala aan interne teams hadden ze behoefte aan een flexibele servicemanagementoplossing die complexe workflows kon ondersteunen, samenwerking mogelijk maakte en aan bredere organisatorische behoeften kon voldoen.
De Uitdaging
Het vorige systeem was steeds moeilijker te beheren. De configuratie was een uitdaging en tijdrovend proces, waarvoor vaak extern advies nodig was. Extra functies waren duur, waardoor het moeilijk was om het systeem aan te passen naarmate de eisen evolueerden.
"We wilden er veel mee doen, maar het bracht altijd extra kosten met zich mee.”
– Chris Porter, Service Delivery Manager
Hoewel sommige afdelingen, zoals Financiën en HR, het platform al in gebruik hadden genomen, was verdere uitbreiding niet haalbaar. Veel teams vertrouwden nog steeds op handmatige processen, wat de zichtbaarheid en consistentie binnen de organisatie beperkte.
Een van de meest complexe en bedrijfskritische workflows was het boeken van internationale reizen en het beoordelen van risico's. Medewerkers van Sightsavers reizen regelmatig ter ondersteuning van veldprojecten en ter toezicht op programma's in risicogebieden. Het goedkeuringsproces moest worden aangepast op basis van bestemmingsspecifieke risico's, waarbij verzoeken automatisch via de juiste controles werden doorgestuurd, van lijnmanagers tot regionale beveiligingsteams.
Er zijn ook processen, zoals de onboarding van medewerkers, waarbij meerdere teams toegang tot dezelfde informatie nodig hebben. In plaats van aparte tickets bij elke afdeling in te dienen, had de organisatie behoefte aan een manier om de communicatie te stroomlijnen en gerelateerde verzoeken efficiënter te beheren. Ze hadden een systeem nodig dat de relatie tussen ouder en kind duidelijk en efficiënt kon beheren.
Sightsavers had behoefte aan een platform dat kritieke processen veilig kon ondersteunen, teams in staat stelde om workflows intern aan te passen en veel verder ging dan traditioneel IT-servicemanagement.
De oplossing
Sightsavers begon in 2021 met de implementatie van Halo. Ze wilden een platform creëren dat zich kon aanpassen aan de manier waarop ze al werkten, in plaats van teams te dwingen om concessies te doen aan processen of functionaliteit.
Een van de eerste prioriteiten was het herstructureren van hun workflow voor reisboeking en risicobeoordeling. Met behulp van Halo's aangepaste tabellen, dynamische veldzichtbaarheid en rolgebaseerde toegangscontroles creëerden ze een systeem dat zich automatisch aanpast op basis van bestemmingsrisico's. Landen met een hoger risico genereren extra vragen, goedkeuringen en beveiligingscontroles. Medewerkers kunnen bestemmingsrisico's bekijken via een gekoppeld dashboard en alleen geautoriseerde gebruikers hebben toegang tot of kunnen gevoelige gegevens bijwerken.
Naast reizen gebruikte Sightsavers Halo om andere intensieve, teamoverstijgende workflows te vereenvoudigen. Een opvallend voorbeeld is onboarding: met ouder-kind ticketing koppelde één enkel formulier nu aanvragen voor HR, Financiën en IT, waardoor een voorheen gefragmenteerd en repetitief proces werd gestroomlijnd.
Een intern IT-team binnen de organisatie is nu in staat om de workflows en processen van veel van de teams die de oplossing zelfstandig gebruiken, te configureren en te verfijnen. Geen externe consultants, geen wachttijden voor administratieve ondersteuning, gewoon snelle, flexibele aanpassingen wanneer en waar nodig.
De resultaten
Halo is uitgegroeid tot de ruggengraat van de interne bedrijfsvoering bij Sightsavers en ondersteunt alles van het coördineren van de werkzaamheden van het Creative Services-team tot goedkeuringen van HR en financiën, inclusief alle IT-processen.
Het nieuwe reisproces werkt nu wereldwijd en bestrijkt 223 landen met dynamische risicologica die rechtstreeks in de workflow is ingebouwd. Alle informatie wordt veilig opgeslagen en beheerd met strikte toegangscontroles, zodat geautoriseerde teams snel toegang hebben tot wat ze nodig hebben in geval van een kritiek incident. Dit ondersteunt de veiligheid van het personeel en de operationele continuïteit in risicovolle regio's.
Beveiligingsteams beheren en updaten nu zelf de risiconiveaus per land, waardoor de afhankelijkheid van IT wordt weggenomen en de doorlooptijd wordt verkort. Medewerkers kunnen de risiconiveaus van de bestemming vooraf bekijken, waardoor ze veiligere en beter geïnformeerde beslissingen kunnen nemen.
Elders heeft Halo de handmatige werklast aanzienlijk verminderd. Alleen al bij onboarding:
- 639 oudertickets zijn geregistreerd.
- 1,272 kindertickets automatisch gegenereerd.
- Resulterend in een 66.7% minder handmatige ticketinzendingen
Door de verandering is de zichtbaarheid verbeterd, is er minder heen-en-weer gepraat en is er meer duidelijkheid over de verantwoordelijkheid binnen afdelingen.
Tegenwoordig gebruiken meer dan 140 medewerkers, verdeeld over 34 teams, Halo om meer dan 280 tickettypen, 250 services en meer dan 50 geautomatiseerde workflows te beheren. Met volledige controle over de configuratie blijft Sightsavers het bereik en de impact van het platform uitbreiden, zonder de noodzaak van externe consultancy.
"Iedereen met wie ik spreek, gebruikt het graag... Het hebben van een systeem dat mensen graag gebruiken is een grote factor om er een succesvol systeem van te maken."
-Chris Porter, Service Delivery Manager
Wat begon als een noodzakelijke verschuiving van een beperkende tool, is uitgegroeid tot een platform dat kritieke operaties ondersteunt, personeel in risicovolle regio's ondersteunt en de mensen achter de missie beschermt.