Over ons
AHDB is een onafhankelijke, op bewijs gebaseerde, wettelijke heffingscommissie die wordt gefinancierd door zo'n 100,000 boeren en andere bedrijven in de voedselvoorzieningsketen. Zij bedienen de rundvlees-, lams- en varkensvleessector in Engeland, de zuivelsector in Groot-Brittannië en de granen- en oliezadensector in het Verenigd Koninkrijk.
Hun doel is om het succes van de Britse landbouw te bevorderen, de bedrijfsprestaties te verbeteren en heffingsbetalers concurrerend te maken en goede praktijken te delen. Om dit te bereiken, voert AHDB data-analyse en onderzoek en ontwikkeling uit, wat resulteert in gebruiksvriendelijke producten, tools en diensten waarmee heffingsbetalers weloverwogen beslissingen kunnen nemen.
AHDB deelt haar kennis via een regionaal team van experts. Dit cruciale werk wordt ondersteund door hun missie om waarde toe te voegen aan Britse producten van wereldklasse, zowel door marketingactiviteiten voor vlees en zuivel in het Verenigd Koninkrijk als door het zoeken naar exportmogelijkheden voor heffingsbetalers wereldwijd.
De Uitdaging
De vorige tool van AHDB beheerde verzoeken binnen IT en andere afdelingen, maar bleek beperkt in omvang. Het systeem was te rigide voor niet-IT-teams zoals Facilitair en Evenementen, en miste de flexibiliteit om gestructureerde processen zoals wijzigingsbeheer, verzoeken om openbaarmaking van informatie en wettelijke rapportages te verwerken.
Toen het tijd was voor een herijking, had AHDB behoefte aan een enterpriseplatform in plaats van een nieuwe IT-tool. Meerdere afdelingen hadden behoefte aan een consistente manier van werken, maar door de inkoopregels die een nieuwe marktanalyse vereisten en de vertraging van de ontwikkeling, was het vertrouwen in het vorige systeem al gedaald.
"Onze vorig tools niet flexibel genoeg voor ons… het niet alleen IT-medewerkers hebben zo'n tool nodig. Het is meerdere afdelingen."
- Jamie Blakeman, IT-ondersteunings- en infrastructuurmanager
De oplossing
Na een marktanalyse koos AHDB voor Halo vanwege de flexibiliteit en schaalbaarheid buiten IT. Het platform was geconfigureerd om workflows op maat binnen meerdere afdelingen te ondersteunen en de overgang kreeg ruim de tijd om een soepele uitrol te garanderen.
Een belangrijke overwinning was voor het Data Protection-team. Zij beheren nu verzoeken op grond van de Wet openbaarheid van bestuur (FOI), verzoeken om inzage in de gegevens (SAR's) en Data Protection Impact Assessments via Halo. SLA-timers zijn ingesteld op wettelijke deadlines, waardoor het team erop kan vertrouwen dat geen enkel verzoek wordt gemist en er een duidelijk audittraject voor compliance-rapportage ontstaat. Voorheen waren deze processen gefragmenteerd en moeilijk te monitoren. Nu zijn ze gecentraliseerd, traceerbaar en transparant.
Beveiligingsincidenten worden ook geregistreerd in Halo en doorgegeven aan het beveiligingsteam voor beoordeling en rapportage. Dit creëert een duidelijke en controleerbare workflow voor gevoelige gevallen. Gezondheids- en veiligheidsfunctionarissen gebruiken het platform om ongevallen, bijna-ongelukken en risicobeoordelingen te volgen en formele rapportage aan toezichthouders te ondersteunen. Daarnaast heeft AHDB fors geïnvesteerd in kennisbeheer. Een gecentraliseerde kennisbank biedt medewerkers één plek om antwoorden te vinden en verzoeken te registreren als ze nog steeds ondersteuning nodig hebben.
"Slechts één selfserviceportaal besteld, iedereen is een echt geweldig gebruikerservaring. Vanuit het oogpunt van de eindgebruiker komt hun verzoek op één plek terecht en komt het automatisch bij het juiste team terecht.. It's naadloos."
- Jamie Blakeman, IT-ondersteunings- en infrastructuurmanager
De resultaten
Met Halo beschikt AHDB over een uniform platform dat zowel IT- als niet-IT-teams bedient, processen vereenvoudigt en de gebruikerservaring verbetert.
- Bedrijfsbrede acceptatie – Halo wordt nu gebruikt door 8 afdelingen binnen de AHDB, die zich ver buiten IT uitstrekken tot onder meer Faciliteiten, Evenementen, Gezondheid & Veiligheid, Gegevensbescherming en Beveiliging. Het aantal licenties is sinds de livegang ook meer dan verdrievoudigd, wat zowel de bredere vraag als het vertrouwen van de organisatie in het platform weerspiegelt.
- Naleving van regelgeving – Alle WOB- en SAR-verzoeken worden geregistreerd en gevolgd ten opzichte van wettelijke deadlines, met volledige zichtbaarheid en een controleerbaar pad. Dit zorgt ervoor dat AHDB voldoet aan de strenge wettelijke vereisten en verkleint het risico op het missen van deadlines of boetes.
- Kennisgroei – de kennisbank is uitgebreid tot meer dan 800 artikelen, waarbij het gebruik sinds 2021 met meer dan 350% is toegenomen. Door zelfhulp te stimuleren, heeft de organisatie de vraag naar serviceteams verminderd en medewerkers in staat gesteld problemen sneller op te lossen.
- Zelfbedieningsdienst – De acceptatie van portals is tussen 2021 en 2024 meer dan verdubbeld, waarbij alle verzoeken nu via één centrale portal worden verwerkt. Dit heeft het e-mailverkeer verminderd en de algehele gebruikerservaring verbeterd.
- Operationele efficiëntie – Geplande tickets, evenementsjablonen en naadloze overdracht tussen teams hebben de handmatige inspanning verminderd en de rapportage aan toezichthouders, waaronder HSE en Defra, verbeterd. Teams besteden minder tijd aan het najagen van informatie en meer tijd aan werk met een hogere toegevoegde waarde.
"Het blaast me omver. bedragen van functies en nieuwe dingen die in elke release voor Halo zitten... Ik vind het gewoon geweldig om naar de releasedetails te kijken en te zien wat is er Binnenkort."
– Jamie Blakeman, IT-ondersteunings- en infrastructuurmanager
Kijkend naar de toekomst is AHDB van plan om processen te blijven vereenvoudigen, Halo uit te breiden naar meer gebieden binnen de organisatie en mogelijkheden te onderzoeken voor integratie met gespecialiseerde projectmanagement- en DevOps-tools.